Styrelsens uppgifter

Här kommer nu lite information om de styrelseposter som finns i styrelsen 2015 från arbetsordningen och de nuvarande medlemmarnas kommentarer. Eftersom detta inlägg är långt, så får ni klicka här nedan för att se resten! Anmäl ditt intresse att sitta i styrelsen till tteolog@abo.fi

Ordförande åläggs:

1. Att sammankalla styrelsens möten.
2. Att leda styrelsens verksamhet.
3. Att övervaka att föreningens och styrelsens beslut verkställs.
4. Att sammanställa föreningens årsberättelse samt verksamhetsplan.
5. Att vid möjlighet fungera som föreningens ansikte utåt samt upprätthålla kontakten till personalen inom utbildningslinjen för teologi.

Ordförande äger rätt att närvara vid alla inom föreningen
verkande kommittéers sammanträden och därvid yttra sig.

Lauras kommentar:

Ordförande posten är en rolig men tidskrävande post. Att vara ordförande i en förening som Teologiska Studentföreningen är kul. Föreningen är såpass liten så man känner medlemmarna, men samtidigt tillräckligt stor för att också vara utmanande.
Det som man gör som ordförande är att kalla styrelsen till möten och skriva föredragningslistor. Därtill får man skriva bidragsansökningar i föreningens namn och skriva på en massa papper och protokoll.
Själv har jag just upplevt ordförande posten som en utmanande post, men det är också en post som gör att man växer som person och lär sig leda en grupp med människor. Kan inte säga att jag under ett år blivit eller varit en expert, men roligt har det varit ändå. Och lärorikt som tusan!

Året 2016 kommer för ordförande att inte innebära så mycket extra, så vitt jag vet. Det handlar om att samarbeta med den övriga styrelsen, speciellt med skattmästaren och vice ordföranden i ärenden som t.ex. bidragsansökningar och kommittéer.

Att sitta i styrelsen är framförallt lärorikt och roligt, men det allra bästa är nog ändå de andra människorna man arbetar tillsammans med. Att vara föreningsaktiv är ett bra sätt att både komma i kontakt med den egna utbildningslinjens/studentföreningens övriga medlemmar, men också med alla andra som finns på Åbo Akademi.

Vice ordförande åläggs:

1. Att vid förfall av styrelseordförande träda i ordförandes ställe.

2. Att fungera som ordförandes högra hand och vara behjälplig framförallt vid kommittéarbete.
3. Att ansvara för höstfestens auktion samt vårfestens Ture Teologgala.
4. Att vårda om föreningens fana samt uppmuntra till deltagande i Kårens fantåg.

Karins kommentar

Att vara vice-ordförande är jätteskoj. Man får jobba ganska mycket, eftersom man både är ordförandes högra hand och samtidigt har eget ansvar över vissa saker. Några ansvarsområden som vice-ordförande har är t.ex. Ture Teolog-galan på vårfesten och att sitta som ordförande i alla utskott eller planeringsgrupper som styrelsen tillsätter. Detta år har jag lett vårfest-planeringen och Taizéresans planeringsgrupp. I praktiken är det också ofta vice-ordförande som sköter auktionen på höstfesten. I det stora hela är vice-ordförande-posten väldigt trevlig och man får ha mycket roligt samtidigt som man känner att man gör mycket nytta!

Sekreteraren åläggs:

1. Att föra protokoll över föreningens och styrelsens möten,vår- och valmöten likväl undantagna.
2. Att sköta föreningens inkommande samt utgående post.
3. Att föra förteckning över utdelade förtjänsttecken och andra bemärkelser.
4. Att ansvara för föreningens arkiv.

Heidis kommentar:

Att vara sekreterare är roligt. Man lär sej att skriva mycket snabbt och att lyssna på flera saker samtidigt ( vilket man har nytta av på föreläsningar och på jobbet 😉 ) Sekreterarens viktigaste uppgift, är som ni säkert kan gissa, att skriva upp vad som diskuteras på möten och föra protokoll. Dessa protokoll skall efter mötet granskas och skickas ut till resten av styrelsen, som läser igenom dem och kommenterar dem vid behov. Senare skall protokollen även printas ut, få namnteckning av ordförande och sekreterare och arkiveras i en pärm. Sekreteraren har som ny uppgift även ansvar för TSF:s arkiv, som för tillfället finns i ÅA:s huvudbibliotekets labyrint. Sekreteraren är den enda personen som när som helst får hämta ut mappar och föra in nya i arkivet. Detta betyder att sekreteraren vid behov meddelar biblioteket om hens ankomst, går genom labyrinten och söker upp gamla bokföringar och protokoll. I TSF:s styrelse hjälper alla till med allting, vilket betyder att sekreteraren även emellanåt får skicka ut mejl om offerter till olika ställen, får ansvara över ett evenemang och hjälpa värdinnorna med matlagning etc.

I framtiden ser jag inga speciella utmaningar i att vara sekreterare. Det kan hända att besöken till arkivet ökar i antal, men annors fortsätter sekreterarens uppgifter som förut. Utmaningar i allmänhet är att hinna med alla diskussioner under ett möte ( jag tänkte skriva ”super-snabb-att-skriva-på-datorn” på min CV…..) för att hinna skriva ner dem på ett bra sätt. Att vara sekreterare i TSF har varit mycket roligt, och att sitta i styrelsen har varit mycket givande.

Skattmästaren åläggs:

1. Att handha kassan och räkenskaperna.
2. Att ombesörja indrivningen av medlemsavgifter och andra inkomster.
3. Att verkställa utbetalningar.
4. Att förvalta märken och övrig egendom som ej anförtrotts i annans vård.
5. Att utarbeta styrelsens redovisning. Att inför olika evenemang i samråd med värd/värdinna uppgöra en budget, samt inför nästa verksamhetsår uppgöra ett budgetförslag.

Elefterias kommentar:

Som skattis får man riktigt känna hur ansvaret över olika ekonomiska ärenden vilar på egna axlar! Visst är det spännande men samtidigt också givande att kunna lära sig en hel del nya saker. Som skattis får man också bland annat budgetera och skicka olika sponsansökningar tillsammans med ordförande – rekommenderas!

Infosekreteraren åläggs:

1. Att i samråd med styrelseordföranden omhänderha styrelsens och föreningens interna och externa information.
2. Att administrera föreningens e-postlistor.
3. Att i samförstånd med värden/värdinnan inför evenemang sköta bokandet av utrymmen.
4. Att i samarbete med skattmästaren föra förteckning över medlemmar, understödande medlemmar samt hedersmedlemmar.

Ottos kommentar:

Som informatör skriver man en hel del mail. Som ni kanske märkt så mailar jag er sådär typ en gång i veckan, ibland mer, ibland mindre. Förutom dessa ”interna” mail, så håller jag (tillsammans med fru ordförande) även kontakten till allmänheten.

Dessutom har jag hand om medlemslistorna tillsammans med fröken skattis, vilket i princip innebär att hon håller koll på vem som betalat medlemsavgiften och meddelar det till mig, som sedan tar bort glömska teologer från medlems- och epostlistan.

Webbansvarige åläggs:

1. Att se till att informationen på föreningens hemsida samt att t.ex. föreningens facebooksida fortlöpande hålls aktuell.
2. Att ombesörja att föreningens hemsida uppdateras regelbundet kring evenemang med såväl bilder som texter som föreningen ordnat, samt annat av intresse för föreningsmedlemmarna. För att skapa ett bredare spektrum av texter på föreningens hemsida bör webbansvarige uppmuntra ett flertal olika studeranden att bidra till innehållet.
3. Att ta hand om föreningens andra sociala medier.

Hannas kommentar:

Som webbansvarig har man hand om allt som har med sociala medier att göra. I nuläget är det denna hemsida, facebook, instagram, vimeo, gmail (=kalendern), Divinan (gamla bloggen) och säkert något till som glömts bort i skrivande stund. Jag ser till att det dyker upp blogginlägg om vad som händer, spammar tsf-gruppen, fixar evenemang på facebook, arbetar i photoshop en hel del och har speciellt nära kontakt med infosekreteraren, ordförande och värdarna. Det är jag som har hand om att anmälning till diverse evenemang kommer upp och övervakar så att allt funkar och att det inte blir överbokningar för att sedan skicka listan på alla människor till värdarna och skattisen. Så det är en hel del jobb som kanske inte syns utåt men som jag sätter ner bara på att fixa småsaker. Som webbansvarig har jag också sett till att hemsidans domän betalas varje år. Dessutom har jag under de två senaste åren också lekt vice-skattis under både Eles och Leos tid som skattisar, men det är ett undantag. Som webbansvarig kan man hoppa in och göra lite allt möjligt under evenemangen just i och med att det ”enda” riktiga man har att göra under sitzar, fester etc är att dokumentera allt.
Är man webbansvarig ska man ha det svenska språket i skick (bloggskrivande), ha lite kunskaper i fotografering och kunna lite kodning i html/css och wordpress som är grunden här.

Händer det något speciellt nästa år då? En bra fråga. Går allt som jag planerar ska jag göra undan allt jobb som finns kvar att göra på divinan eftersom jag är den sista som har arbetat med den. Men i övrigt är det nog bara att se till att arbetet på alla sociala medier rullar på, skriva blogginlägg, jaga efter alla blogginlägg som andra lovat skriva och fixa anmälningslänkar vartefter de behövs. Nästa års webbansvariga kommer få skolning av mig samt how to-dokument eftersom det är ganska mycket stuff på en gång (och jag finns alltid tillgänglig för frågor trots att jag befinner mig i Vasa under våren).

Värd/Värdinna åläggs:

1. Att förbereda och organisera föreningens samkväm och fester, och att i samråd med skattmästaren uppgöra en budget för dessa.
2. Att ha huvudansvaret för upprätthållandet av föreningens kafferum.

Inskis (och Oscars) kommentar:

Att vara värd är kort sagt tre saker – mysis, mat & kul!

Det är två värdinnor/värdar/typer som har denna post i styrelsen. Oftast brukar man dela upp det så att ena sköter kafferummet, dvs. Har bankkort o handlar kaffe och mjölk och annat som behövs till. Också att hålla reda på ordningen i mysis är en del av jobbet! (Alltså att skälla på folk då de inte har betett sig haha) Den andra kan sköta beställningar och hjälper till annars.
Då det är evenemang står värdinnorna för maten. Så det är bra om du kan laga mat! Man klarar sig nog fastän man inte kan (undertecknad som inte vet då vattnet kokar eller hur man kokar kaffe) men det är en fördel. Så länge en kan blir det bra. Man planerar tillsammans och funderar ut vad är bäst att laga och var man kan fixa maten och så gör man det tillsammans. Var inte rädd att göra nånting crazy! Det är SUPER KUL! Flesta av dom bästa stunderna under året har varit då vi lagat mat tillsammans med Oscar. (eller jaa, han fixar, jag underhåller) Också att t.ex servera som hör evenmang till sköts till största delen av oss men såklart hjälps hela styrelsen åt vid behov! Också beställandet av mat osv. är på värdarnas ansvar.
Man får som sagt dela upp det, jag har i år varit mysisansvarig och Oscar den starkare på matlagning men det har fungerat perfekt! Så länge det fungerar för er är himlen gränsen. Receptet till ett bra värdinneskap är samarbete, koordinering & skumppa 😉 Om man tycker om att ordna, fixa mat, göra praktiska grejjer eller sitta mycket i mysis är detta en post för dig! Ganska enkel post att börja med om man är lite osäker på byråkrati och sådant, här behöver man bara vara rädd om att fixa matförgiftning åt folk, eller att kaffet tar slut!  (Må den dagen aldrig komma)

Ibland tar det mycket tid, då man handlar och ska laga mat flera timmar i förväg och så, samt att hålla koll på kaffeköp men det är absolut värt det. Fastän jag inte kan laga mat har jag älskat att vara värdinna. Oscar har också gillat sin post eftersom den kräver tid endast då det är evenemang&möten och inte helatiden. (Vilket ha fungerat bra då han inte har varit i Åbo 24/7) O så god mat(!!) som han lagar har han också gillat att fixa det! Det är en speciell styrelsepost då man är två som samverkar, men delad glädje är dubbel glädje! Dessutom får man en helt egen skål och sång på sitzar, haha!

Inkommande år är det till stor del samma som gäller – fixa mat till vår/höstmöten, sitzar/fester samt köpa kaffe&mjölk i lass och hålla ordning på NYA mysis. Och om man är osäker så kan man alltid fråga och man blir instruerad vad man ska göra. Sen är det upp till en själv att göra det med egen stil – då blir det allra bäst!

Sök som värd, de e kul!
(Ifall du har frågor kan du söka reda på någon av oss så försöker vi ge dej svar!)

Känner du att du vill sitta i styrelsen 2016? Mejla isåfall tteolog@abo.fi så snabbt som möjligt för att meddela ditt intresse! Ifall du vet vilken post du är intresserad av ska du meddela detta, men du kan också bara anmäla ditt intresse. Allt detta för att vi, styrelsen 2015, ska ha lite koll på hur det ser ut. Ryck i någon styrelsemedlem om du vill veta mera!